Naar inhoud

Relevante info

Fuiven, bals, danspartijen en optredens

Fuiven, bals, danspartijen en optredens worden ‘occasionele evenementen’ genoemd. De term ‘occasioneel evenement’ komt uit het politiereglement of UGP (Uniform Gemeentelijke Politieverordening). Het gaat om ééndaagse of meerdaagse feestelijkheden waarbij elektronisch versterkte muziek geproduceerd wordt. Kortom, feestelijkheden die voor overlast kunnen zorgen.

Een optreden van de fanfare of een orkestje zonder elektronisch versterkte muziek valt niet onder deze definitie. Een sporttornooi met een tent met bijhorende muziek overdag is geen feestelijkheid en valt ook niet onder de definitie. Ook privéfeesten worden niet gezien als een occasioneel evenement.

Voor occasionele evenementen is er een specifieke regelgeving opgenomen in het politiereglement. Hieronder vatten we deze regelgeving samen. De volledige regelgeving kan je nalezen in het politiereglement (Afdeling VI, Hoofdstuk IX Occasionele evenementen).

Vergunning en melding

Voor occasionele evenementen in openlucht of in een tent heb je een vergunning van de burgemeester nodig. Occasionele evenementen in een fuifzaal moet je melden aan de burgemeester.

Dit doe je door naast het ‘meldingsformulier evenement’ ook het formulier ‘melding – vergunningsaanvraag occasioneel evenement’ in te vullen. Je vindt beide formulieren onderaan.

Occasionele evenementen in openlucht of in een tent moet je ten laatste 60 dagen voor het evenement aanvragen. Occasionele evenementen in een fuifzaal meld je best ook ten laatste 60 dagen voor de aanvang van het evenement. Volgens het politiereglement mag je hier wel mee wachten tot 14 dagen voor het evenement.

De burgemeester kan het occasioneel evenement geheel of gedeeltelijk stopzetten:
-    indien geen vergunning werd aangevraagd
-    indien de vergunning werd geweigerd
-    indien onjuiste gegevens werden verstrekt voor het verkrijgen van de vergunning
-    indien de opgelegde voorwaarden niet worden nageleefd.

De vergunning of de brief met regulerende maatregelen van de burgemeester bevat tal van verplichtingen en voorschriften aangepast aan ieder evenement. In hoofdstuk 5.2 ‘Preventie’ lees je hier meer over.

Documenten

Tijdens het evenement moet steeds een kopie van volgende documenten aanwezig zijn:
-    meldingsformulier evenement
-    melding – vergunningsaanvraag evenement
-    de vergunning van de burgemeester met eventueel de bijkomende voorwaarden opgelegd door de burgemeester (in geval van tentfuiven of fuiven in open lucht)
-    de brief met de al dan niet regulerende maatregelen van de burgemeester (in geval van occasionele fuifzalen of vergunde fuifzalen)
-    de milieuvergunning (in geval van een vergunde fuifzaal)
-    een kopie van het attest van brandveiligheid indien dit reeds werd afgeleverd (in geval van een publiek toegankelijke inrichting)
-    voor zover dit afgesloten werd, het contract afgesloten tussen de organisator en de dj
-    de toestemming voor het inzetten van vrijwilligers voor het uitvoeren van bewakingsactiviteiten

Deze documenten moeten op het eerste verzoek aan de politiediensten getoond worden.

Preventieve maatregelen

De organisator of de verantwoordelijke tijdens het evenement moet:
-    alle voorzorgsmaatregelen nemen om letsels aan personen of schade aan goederen te voorkomen
-    bij de opbouw van een tent de veiligheids- en opbouwvoorschriften van de leverancier opvolgen
-    geluidshinder in de buurt voorkomen
-    afhankelijk van het aantal verwachte bezoekers een EHBO-kit (tot 1000 bezoekers) of een EHBO-post (meer dan 1000 bezoekers) voorzien. In bijlage 11 lees je wat er in een EHBO-kit moet zitten.
-    tijdens het evenement over een gsm beschikken en bereikbaar zijn op het nummer dat vermeld staat op het aanvraagformulier.

Dwingende maatregelen

De organisator of de verantwoordelijke tijdens het evenement moet:
-    voldoende toiletten voorzien. De toiletten moeten regelmatig gereinigd worden.
-    een vaste telefoonaansluiting in de onmiddellijke omgeving van het evenement voorzien
-    de noodnummers goed zichtbaar uithangen. Dit geldt niet voor evenementen in openlucht.
-    het sluitingsuur naleven
-    het terrein na het evenement terug in de oorspronkelijke staat herstellen
-    reclamepanelen reglementair plaatsen (zie hoofdstuk 8 ‘Communicatie’). De reclamepanelen en wegwijzers moeten terug opgeruimd worden binnen de drie werkdagen na het evenement.
-    de buurtbewoners binnen een straal van minstens 100 meter per brief in kennis stellen van het occasioneel evenement. Een kopie van deze brief moet aan de burgemeester bezorgd worden.  

Verbodsbepalingen

-    Tussen 3 uur en 8 uur kan er geen occasioneel evenement plaatsvinden. De burgemeester kan bijkomende tijdsbeperkingen opleggen.
-    Het is verboden uitgangen en nooduitgangen te versperren en de veiligheidssignalisatie te bedekken.
-    De aanwezigheid van gevaarlijke of hinderlijke voorwerpen is verboden.
-    Elke vergrendeling of belemmering van de vluchtwegen die een vrije doorgang in geval van brand uit het gebouw of uit de tent verhindert, is verboden.
-    Het is verboden af te wijken van de verplichtingen en voorschriften vermeld in de vergunning van de burgemeester of in de brief van de burgemeester met de regulerende maatregelen.

Bewaking

Bij een evenement staat de veiligheid voorop. Het is daarom verstandig en in de meeste gevallen zelfs verplicht om beveiliging in te schakelen. De burgemeester kan in de vergunning specifieke maatregelen opleggen, waaronder de inzet van security. Voor de inzet van security kan je ofwel vrijwilligers inzetten ofwel een professionele bewakingsfirma. Wanneer je vrijwilligers inzet moet je een duidelijke band met de organiserende vereniging kunnen aantonen. Het gaat hier dan over leden, ouders,… . Wanneer je vrijwilligers inzet voor bewaking moet je ook het formulier ‘aanvraag toestemming voor het inzetten van vrijwilligers voor het uitvoeren van bewakingsactiviteiten’ (bijlage 9) invullen. Dit moet ten laatste 14 dagen op voorhand. De vrijwilligers moeten voor de bezoekers duidelijk herkenbaar zijn als security. Ze mogen wel niet verward worden met professionele bewakingsagenten. De vrijwilligers die instaan voor de bewaking mogen geen andere taken uitvoeren.

Bij het inzetten van een professionele bewakingsfirma moet er goed op gelet worden dat de firma de nodige vergunningen heeft. Dit blijkt in de praktijk regelmatig mis te lopen. Iedereen kan de erkende bewakingsondernemingen opzoeken op www.vigilis.be. Deze lijst wijzigt vaak door o.a. incidenten die zich voordoen. Dus check regelmatig deze site als je een fuif of evenement organiseert. In de brief met regulerende maatregelen van de burgemeester vind je hoeveel erkende security je moet voorzien, je kan deze aanvullen met vrijwilligers. Bij grote evenementen, of indien de veiligheid dit vereist, wordt er extra politietoezicht voorzien.